Gmailのテンプレート機能をマスターしよう

ウィンベル合同会社です。

ビジネスの場では、大半の方々が毎日何かしらのメールを送っていると思います。

そして、メールの書き出しは例えば見積もり依頼に対する返信であれば、

だいたいこんな感じでしょう。

これ、毎回打つの面倒じゃないですか？

他にも署名以外で定型化できる文章って意外と多いと思います。

例えば文末の

などもよく使う文章ですね。

自分が送っているメールを振り返ってみると、書き出しと署名の前は大まかにパターン分けできるんです。

それらをパターン別にテンプレートとして登録しメール対応を楽にする機能があります。

ということで今回は、Gmailのテンプレート機能をご紹介します。

Gmailのテンプレート機能とは

Gmailのテンプレート機能は、よく使うメールを定型文として登録しておき、簡単な操作で呼び出すことができるとっても便利な機能です。

何度も同じような内容のメールを送る方にとっては、時間短縮になるだけでなく、毎回同じ内容を入力する必要がなくなるため、誤字脱字などのミスを減らすことができます。

さっそく見ていきましょう。

Gmailでテンプレート機能を有効化しましょう

Gmailではデフォルトの状態だとテンプレート機能は使えませんので、まずは設定を変更して使えるようにしましょう。

①Gmailを開き、画面右上の「歯車」マークをクリックしてください。

②「全ての設定を表示」をクリックしてください。

③メニュータブの「詳細」をクリックしてください。

④テンプレートを「有効にする」にして画面下の「変更を保存」をクリックしてください。

これでGmailでテンプレート機能を使えるようになりました。

以下で登録方法を解説いたします。

定型文を登録しましょう

①Gmailを新規作成し、登録したい文章を入力し、「︙」をクリックしてください。

②メニューが表示されるので、「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」の順にクリックしてください。

③テンプレート名を入力し、「保存」をクリックしてください。

これでテンプレートとして登録されました。

では次に、実際にどう使うのかを見ていきましょう。

実際に使ってみよう

①メールの新規作成画面を開き、「︙」をクリックしてください。

②「テンプレート」をクリックすると、登録したテンプレートが表示されるのでクリックしてください。

③登録している文章が自動で入力されます。

たったこれだけの作業です。どうでしょう？とても簡単ですよね。

テンプレートの削除

テンプレート機能を活用していくと、「あ、これもう使わないな」というものが出てきます。

せっかく時短のために使っているのにたくさんありすぎると探す手間が増えてかえって時間を取られてしまうことにもなりかねないので、いらないものはどんどん削除しましょう。

①新規作成画面を開き「︙」をクリックしてください。

②「テンプレート」→「テンプレートを削除」の順にクリックし、削除するテンプレートをクリックしてください。

③消したいものかを必ず確認し、間違いなければ「削除」をクリックしてください。

これで削除完了です。

間違ってめちゃくちゃ使ってるものを削除してしまわないよう、しっかり確認してから削除しましょう。

まとめ

Gmailのテンプレート機能は一度設定しておけば、何度も同じようなメールを作成する手間を省くことができます。

小さな手間の削減ですが、塵も積もれば結構な時間を削減でき、その分他の作業に当てることができるようになります。

また、今回はGmailの機能を紹介しましたが、他のメールサービスでも同じような機能を提供していると思いますので、一度調べてみてはいかがでしょうか？

ぜひテンプレート機能をご自身のメール作成フローに取り入れてみてください。

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