「あれ？あのメールどこ行った？」をなくそう！Gmai整理術

ウィンベルです。

Gmailを使っていて、既読未読にかかわらず、「受信トレイにメールがたくさんある」状態のまま放置していませんか？

メールの整理ができていないと見落とし・返信忘れなどのリスクが高まります。

基本的に、受信トレイは空の状態であることが望ましいです。

今回は、メールの整理術についてお話します。

未読メールを一括確認する方法

まずは、未読メールをすべて一度に確認するための手順です。

1．未読メールを絞り込み検索

Gmailの検索ボックスに「is:unread」と入力し、Enterキーを押してください。

この操作をすると「未読メールだけ」が表示されます。

すべての未読メールだけが表示されるので、見逃していた重要なメッセージをすぐに確認できます。

2．重要なメールのチェック

表示された未読メールを上から順に確認し、対応が必要なメールには「★（スター）」マークを付けましょう。左側メニュー「スター付き」に格納されるので後から探しやすくなります。

3．不要なメールを削除またはアーカイブ・ラベル

未読メールの中には、すでに役目を終えたものや、読まなくても良いものが含まれている場合が多いです。これらのメールは、受信トレイに残しておく必要はないので、削除またはアーカイブしましょう。

また、不要なメルマガや広告メールなどは解除しましょう。（面倒でもコツコツやるのが大事です。重要なメールを見落として怒られるよりいいです。）

アーカイブ機能を活用しよう

Gmailの「アーカイブ」は、メールを削除せずに受信トレイから非表示にし、後から必要な時に検索で見つけられる便利な機能です。具体的には、次の手順でアーカイブができます。

アーカイブの実行方法

メールにチェックを入れて、右クリックをしてください。

表示されたメニューの「アーカイブ」をクリックすればそのメールは受信トレイから非表示になります。削除と違い、メールは完全に消えるわけではなく、いつでも検索機能を使って再表示させることが可能です。（左側メニューの「すべてのメール」内に保存されています。）

まとめてアーカイブするテクニック

未読メールが大量に溜まっている場合、一括でアーカイブすることも可能です。

先ほど紹介した「is:unread」で絞り込んだ状態で、画面上部の四角いチェックボックスをクリックし、表示されているすべての未読メールを選択します。

次に「すべてのスレッドを選択」というメッセージが表示されたら、クリックしてすべての未読メールを選択状態にします。

「この検索結果のすべてのスレッドが選択されています。」の状態で右クリック

「アーカイブ」をクリックすることで、一度に大量の未読メールを一括アーカイブできます。

ラベルとフィルタで自動振り分け

Gmailの「ラベル」は、受信したメールをテーマ別に分類するための非常に便利な機能です。例えば、プロジェクトごと、クライアントごと、緊急度ごとにラベルを設定しておくと、関連するメールをすぐに確認できます。

さらに、ラベルは色分けすることもでき、視覚的にメールを整理しやすくなります。

また、「フィルタ」機能を使うことで、特定の送信者やキーワードを含むメールを自動的にラベル付けしたり、アーカイブしたりすることができます。例えば、「重要」「請求書」「社内通知」などのフィルタを設定し、受信したメールが自動的に適切なラベルに振り分けられるようにしましょう。これにより、毎日大量に届くメールの整理が自動化され、手間を省くことができます。

詳しくは「脱Outlook！Gmailでラベルを設定してメールを振り分けよう！」をご覧ください。

定期的な確認と整理が鍵

未読メールを溜めすぎないためには、定期的な確認とアーカイブが大切です。1週間に一度でも、未読メールを整理する時間を取ることで、業務の効率化が図れ、重要なメールの見落としを防ぐことができます。

受信トレイの整理は、業務効率を大幅に向上させることに繋がるので、面倒でもルーティン化しておくことをおすすめします。