脱Outlook！意外と知らないGmailの連絡先機能

はじめに

ウィンベル合同会社です。

前回の「脱Outlook！Gmailでラベルを設定してメールを振り分けよう！」ではラベル機能を活用したメールの自動振り分け機能をご紹介しました。

今回は、意外と知らない「Gmailの連絡先機能」についてご紹介します。

そもそもGmailの連絡先機能とは？

Gmailの連絡先機能は、Googleの「Googleコンタクト」とも連携しており、メールアドレス、電話番号、住所などの連絡先情報を簡単に管理することができます。Googleアカウントと連携しているため、デバイス間で自動的に同期され、スマートフォンやタブレット、パソコンなどどこからでもアクセスが可能です。

1. 自動連絡先保存と管理

実はGmailでは、メールを送った相手やメールのやり取りをした相手のアドレスを自動的に「その他の連絡先」に保存しています。この機能があることで、ある程度文字を入力することでメールアドレスの候補が出てくるようになり、手動で連絡先を追加する手間が省けます。

その他の連絡先

メールで一度でもやり取りをしたことがある相手の連絡先が自動的に追加される場所です。この機能によって、意図せず連絡先を忘れることを防ぎます。必要に応じて、このリストから正規の連絡先リストに追加することができます。

2. ラベルをつくってグルーピングできる

前回紹介したGmailの「ラベル」と同じような機能が連絡先でも使えます。

たとえば、「A社」「B社」「社内グループ」などのラベルを作成し、それぞれのグループに応じた連絡先を追加することで、連絡先の検索と管理が簡単になります。

また、このラベル機能を使うことでメールの一斉送信ができるようになります。（別の機会で詳しく解説します。）

3. 重複した連絡先の統合

同じ人が複数のメールアドレスを使ってやり取りしている場合、自動で重複した連絡先を見つけて統合する機能が備わっているので、同じ相手の情報が複数登録されていても、1つにまとめて整理することが可能です。

4. メールアドレス以外の情報が追加できる

電話番号、メールアドレス、住所、会社名、役職などの情報を入力することができるため、必要な情報をすべて一元管理することが可能です。

また、メモ欄があり「○月○日　△△のイベントで名刺交換」などの情報を残しておくことができるので、連絡先ごとに特定の情報を簡単に保存し参照することができます。

5. 連絡先の共有とエクスポート

連絡先情報を共有したい場合や、他のプラットフォームに移行したい場合も、連絡先をCSVまたはvCard形式でエクスポートすることで、他のメールサービスや連絡先管理ツールに簡単にインポートできます。

また、他のサービスから連絡先をインポートすることも可能なので乗り換えも簡単です。

6. クラウド同期とバックアップ

Gmailの連絡先はGoogleアカウントと連動してクラウドに保存されます。

そのため、スマートフォン、タブレット、パソコンなど、どのデバイスからもアクセス可能で、端末が故障したり紛失したときに連絡先が全て吹き飛ぶといった最悪の事態が回避できます。

まとめ

いかがですか？Gmailの連絡先機能は、ビジネスにおいて非常に便利で強力なツールです。（中の人はプライベートの連絡先も全てこの機能を使って管理しています。スマホの連絡帳だけでは不安ですもんね。）

ぜひ、Gmailの連絡先機能を最大限に活用してください。